Ludwig-Maximilians-Universität München
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Zeitmanagement

Kontrolle über die eigene Zeit gewinnen

München, 17.10.2014

Langfristig planen, Pausen machen, abgrenzen: Wie sich Arbeit und Studium besser managen lassen, erklärt Dr. Silke Weisweiler vom Center for Leadership and People Management der LMU.

Foto: Westend61 / Fotolia.com

„Ich habe keine Zeit“ oder „nicht genug Zeit“ – woher kommt dieses so verbreitete Gefühl?
Silke Weisweiler: Der Begriff Zeitmanagement ist in den USA in den 1960er-Jahren, in Deutschland etwa 20 Jahre später, entstanden, als die beruflichen Tätigkeiten noch eher so strukturiert waren, dass man seriell eine Sache nach der anderen abarbeiten konnte. Das ist heutzutage in praktisch keinem Beruf mehr so und an der Universität schon gar nicht. Wir alle müssen Vieles parallel machen. Da diese Aufgaben noch nicht abgeschlossen sind, denkt man: Ich habe gar nichts geschafft, ich habe zu wenig Zeit. Und das stresst.

Und wenn man seine Zeit richtig „managt“, bekommt man das in Griff?
Ich spreche lieber von Zeitkompetenz: so mit der Zeit umzugehen, dass man glücklich ist. Es geht nicht darum, Aufgaben, die von außen vorgegeben sind, zu erledigen, sondern seine Arbeit und seinen Tag so zu strukturieren, dass man ein Wohlbefinden erlebt. Wissenschaftliche Studien zeigen: Je mehr ich das Gefühl der Kontrolle über meine Zeit habe, umso besser ist meine Arbeitsleistung, aber auch die Zufriedenheit mit dem Studium und später dann mit dem Berufsleben.

Aber es ist nicht so einfach, die Kontrolle zu haben, wenn laufend Neues hinzukommt.
Das Arbeitsumfeld und die Führungskraft spielen eine entscheidende Rolle. An der Universität gibt es auf der einen Seite die Freiheit der Forschung und eine Selbstverwirklichung in der Forschung. Das ist der Grund, warum Wissenschaftler ihren Beruf gewählt haben. Auf der anderen Seite gibt es Anforderungen wie in jedem Unternehmen, gewisse Regeln und Zwänge, wie sie etwa durchTermine und die Universitätsstruktur vorgegeben sind. Gerade für junge Wissenschaftler ist es schwer, Nein zu sagen. Das Umfeld ist eben so strukturiert, dass die Aufgaben erledigt werden müssen, die an einen herangetragen werden.

Und dazu kommen all die E-Mails, die ständig am Bildschirm oder Smartphone aufpoppen und einen von dem, was man gerade tut, abhalten.
Wer aus einer Tätigkeit herausgerissen wird, schafft es danach nicht sofort wieder kognitiv einzusteigen. Das braucht ein paar Sekunden. Das ist der Sägeblatteffekt. Je öfter ich so gestört werde, desto mehr Zeit geht mir verloren, und das ist bildlich gesprochen dieses Sägeblatt mit seinem Zickzack. Auf der anderen Seite sind Pausen ganz wichtig. Nach einer Dreiviertelstunde konzentrierten Arbeitens sollte man unbedingt eine kurze Pause einlegen.

Nutzt man die dann am besten gleich zum Nachdenken, weil man ja sonst kaum Zeit dafür findet?
Das ist ein Widerspruch an der Universität: Einerseits die kreative Seite in der Forschung, andererseits das enge Zeitkorsett. Der Output zeigt sich zum Beispiel in der Anzahl von Veröffentlichungen, aber andererseits braucht man dafür Gedankenfreiheit und Ideen. Dafür finden viele im Arbeitsalltag, der so voll ist, tatsächlich keine Zeit. Da hilft es manchmal, die Umgebung zu wechseln oder auch nur das Büro. Manche Teams fahren dafür extra raus in die Berge. Andere geben sich vor, sich einen halben Tag die Woche „Ideen-Zeit“ zu nehmen.

Aber wie schaffe ich es selbst, meine eigene Zeit besser zu gestalten?
Es gibt dazu viele Tipps in der Literatur. Was mir ganz wichtig ist: Jeder muss für sich selber entscheiden, was für ihn passend ist. Sich zehn Tipps an die Wand zu hängen, das funktioniert nicht. Besser man fängt mit einer Sache an, von der man denkt: Die passt zu mir.

Was könnte das zum Beispiel sein?
An der LMU haben einige eine sogenannte Stille Stunde. In dieser Zeit sind sie in ihrem Büro, schließen vielleicht sogar ab, und es ist klar für die Kollegen: Jetzt sind sie nicht erreichbar. Und sie strukturieren sich selbst die Zeit und beantworten auch keine E-Mails und Anrufe.

Eine Stunde ist nicht so viel.
Eine Stunde kommt uns kurz vor, aber es ist eine lange Zeit, um eine Sache zu durchdenken oder ein Projekt voranzutreiben. Eine neue Studie zeigt, wie wirksam diese Stille Stunde ist: Die Arbeitseffektivität kann dadurch nachweislich gesteigert werden.Das gilt auch für Studierende: Sie können in der Bibliothek lernen oder sich ein anderes Arbeitsumfeld suchen, an dem sie möglichst ungestört und wenig abgelenkt sind. Auch Lärm stört die Konzentrationsfähigkeit.

Was sind denn typische Schwierigkeiten beim Zeitmanagement?
Da ist zum einen das Planungsproblem: Man fängt viel zu spät an zu planen und plant eher die kurzfristigen Aufgaben als die langfristigen, die dann hinten runter fallen. Bezogen auf Studienanfänger sind das häufig Klausuren oder Seminararbeiten, die am Ende des Semesters anstehen. Das zweite ist das Entscheidungsproblem: Was ist überhaupt wichtig und dringend und worauf muss ich mich fokussieren?

Und wie plane ich am besten so lange hin?
Für ein langfristiges Ziel kommt es darauf an, dass es attraktiv ist, damit ich überhaupt anfange, mich darauf vorzubereiten. Das kann zum Beispiel das Ziel sein, die Klausur zu bestehen. Dann ist es wichtig, die Aufgabe in Blöcke, in Einzeleinheiten zu zerlegen. In vielen Studiengängen werden zum Beispiel Übungen angeboten, um Inhalte zu vertiefen. Gerade bei Studienanfängern spielt das Thema Lernen lernen eine wichtige Rolle: umfangreichen Stoff zu strukturieren und Texte so zu lesen, dass ich die Argumentationsstruktur erkenne.

Muss ich auch Zeitpuffer vorsehen, falls mal wieder etwas dazwischenkommt?
In der Literatur wird empfohlen, 40 Prozent mehr Zeit einzuplanen. Da sagen natürlich viele: Das ist unmöglich. Ich habe so viele Aufgaben. Sie müssen sich dann eben fragen: Was sind meine Ziele und was meine Prioritäten?

Häufig endet es so, dass man die Arbeit mit nach Hause nimmt.
An der Uni ist für viele der Beruf Berufung. Studien zeigen, dass es nicht negativ sein muss, wenn man nicht zwischen Arbeit und Privatem trennt. Manchen ist die Worklife-Balance wichtiger als anderen. Entscheidend ist, sich zu fragen: Was treibt mich an? Was ist mir wichtig, nicht nur im Beruf, in meinem Leben? Inwieweit lasse ich mich überrennen von Aufgaben, die auf mich einströmen? Wie schaffe ich, Herr über meine Zeit zu werden? Welche eine Sache ist es, die ich verbessern möchte? Und mit dieser fängt man an.

Interview: nh

weisweiler_130PD Dr. Silke Weisweiler leitet das Center for Leadership and People Management der LMU und gibt Seminare unter anderem zu den Themen Zeit- und Selbstmanagement, Führung und Personalauswahl. Zusammen mit Birgit Dirscherl, Isabell Braumandl hat sie das Buch „Zeit- und Selbstmanagement: Ein Trainingsmanual - Module, Methoden, Materialien für Training und Coaching“ verfasst.